AKRA

RFI DALAM PEMBINAAN PERLU ATAU TIDAK?

By: AKRA MALAYSIA

Ahhh leceh la nak buat RFI ni. Call je la orang tu tanya terus kan senang. Bazir masa betul! Eh yeke leceh nak buat RFI ni?

Haa tuan puan jangan pening dulu. Harini kami nak cerita tentang Request for Information (RFI). Dalam setiap pengurusan projek pembinaan, komunikasi yang efektif sangat penting untuk menyampaikan maklumat kritikal. Oleh itu, RFI diperlukan kerana ia merupakan cara dokumentasi formal maklumat tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan projek.

Eh tapi kenapa kita tak call je orang yang berkenaan? Haa anda perlu ingat satu perubahan kepada pelan asal projek pembangunan juga boleh memberi kesan kepada pihak lain. Jadi, bagi memudahkan semua yang terlibat dalam sesebuah projek pembinaan, RFI digunakan supaya kesemua orang mendapat maklumat yang jelas. Tapi ingat ya sebelum kita keluarkan RFI, kita perlu pastikan dahulu samada info yang kita perlukan benar-benar tidak dinyatakan dalam kontrak projek. Kalau tidak pasti akan melambatkan dan menyusahkan kesemua pihak! Seterusnya, bagaimana kita nak menghantar RFI ini kepada orang yang berkenaan? Senang saja, anda boleh hantar melalui email, faks ataupun secara terus. Pastikan anda mendapat maklumbalas dari RFI yang dihantar ya.

Macam mana nak sediakan RFI?

Setelah anda pasti maklumat yang diperlukan tiada dalam mana-mana dokumen projek, barulah anda boleh teruskan dengan pengeluaran RFI. Ikuti tips yang kami sediakan untuk anda:

Langkah 1: Pilih Tajuk Yang Jelas dan Mudah Difahami

Tajuk yang generik akan menyukarkan penerima RFI untuk memahami konteks info yang tuan puan perlukan. Ia juga akan menyukarkan tuan puan untuk membuat rujukan semula di masa akan datang. Lihat contoh di bawah untuk lebih jelas.

Tajuk A : Warna Cat Paip

Tajuk B : Paip PVC-penjelasan kod warna cat paip

Berdasarkan contoh ini, anda pasti dapat membezakan tajuk yang terbaik antara keduanya. Pastikan tajuk RFI menggambarkan info sebenar yang anda perlukan.

Langkah 2: Menetapkan ‘Person in Charge‘ Untuk Menerima RFI, Tidak Terhad Kepada Satu Pihak Sahaja

Mengenalpasti pihak yang bertanggungjawab menerima RFI adalah sama penting seperti bertanyakan soalan yang betul. Tidak masuk akal jika kita bertanyakan soalan berkenaan perkara mekanikal kepada jurutera sivil. Oleh itu, pastikan RFI diterima oleh kumpulan yang terlibat agar penyelarasan dapat dibuat bersama. Bak kata orang putih, “Make sure everyone is on the same page”. Sebagai contoh, jika RFI bersifat struktural tetapi boleh memberi impak kepada saluran elektrik maka ianya perlu dimaklumkan juga kepada jurutera elektrik. Lihat tambahan tips di bawah:

  1. Jika isu berkaitan dengan supplier, anda perlu berhubung dengan Sub-contractor
  2. Jika isu berkaitan dengan Sub-contractor, anda perlu berhubung dengan GC
  3. Jika isu berkaitan dengan GC, anda perlu berhubung dengan arkitek mahupun tuan rumah

Langkah 3: Merangka Soalan Yang Tepat Beserta Material Sokongan

Bagi memastikan soalan anda terjawab dalam masa yang singkat, anda perlu bertanyakan soalan secara khusus. Untuk memudahkan pemahaman penerima RFI sertakan juga beberapa dokumen berkaitan sebagai rujukan mereka. Rujuk senarai di bawah untuk rujukan:

  1. Lukisan bangunan
  2. Gambar dari tapak projek
  3. Pelan bangunan semasa
  4. Lokasi ‘grid line
  5. Jenis material

Langkah 4: Tetapkan Tarikh Akhir

Sebagai seorang yang professional adalah tidak munasabah untuk meletakkan tarikh akhir yang terlalu pendek untuk pihak terlibat memberi respon kepada RFI. Ini kerana setiap isu memerlukan tempoh masa berlainan untuk diselesaikan bersama pihak terlibat. Oleh itu, jika terdapat kekeliruan maklumat anda harus bertindak pantas untuk mendapatkan penjelasan dari pihak terlibat melalui RFI.

Nak tengok template RFI? Bolehhhh

Anda belajar sesuatu hari ini? Kongsikan ke platform yang lain!

Facebook
Twitter
LinkedIn